Τα στάδια ολοκλήρωσης των συνεντεύξεων αξιολόγησης έχουν ως εξής:
- στάδια και απαιτήσεις προετοιμασίας,
- περιεχόμενα και δομή συνέντευξης,
- αξιολόγηση της συνολικής διαδικασίας.
Κατά το στάδιο της προετοιμασίας των σχετικών συνεντεύξεων είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω:
- Τα συμπεράσματα, τα οποία προέκυψαν από την εφαρμογή των μεθόδων αξιολόγησης της απόδοσης οφείλουν να διερευνηθούν περαιτέρω με στόχο να εντοπισθούν οι πιθανοί λόγοι για την εμφάνιση κυρίως των αρνητικών αποτελεσμάτων,
- Τα περιθώρια αυτονομίας των εργαζομένων στην οργάνωση της εργασίας και κατά πόσο αυτά λειτούργησαν καταλυτικά στα τελικά αποτελέσματα,
- Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν εκ των προτέρων την πραγματοποίηση των σχετικών συνεντεύξεων με την ολοκλήρωση του σχεδίου αξιολόγησης,
- Οι εργαζόμενοι πρέπει να συμπληρώσουν φόρμες αυτοαξιολόγησης πριν την πραγματοποίηση των συνεντεύξεων με στόχο οι φόρμες αυτές να χρησιμοποιηθούν ως πηγή αναφοράς κατά τη διάρκεια της διαδικασίας των συνεντεύξεων. Οι φόρμες αυτοαξιολόγησης δεν είναι απαραίτητο να δοθούν στα στελέχη που θα κάνουν την συνέντευξη και θα εκπονήσουν την τελική έκθεση αξιολόγησης,
- Η συνέντευξη απαιτείται να πραγματοποιηθεί σε ήρεμο περιβάλλον, το οποίο επιτρέπει την έκφραση απόψεων σε ανεπίσημο ύφος. Επιπλέον για την ολοκλήρωση της συνέντευξης απαιτείται η αφιέρωση μιας περίπου ώρας.
Απαιτούμενα χαρακτηριστικά μιας συνέντευξης
Η συνέντευξη αξιολόγησης χαρακτηρίζεται από επιμέρους στάδια και ενότητες. Ειδικότερα κάθε σχετική συνέντευξη περιλαμβάνει και αποτελείται από τα εξής:
- Σκοπός
Πρόκειται για το εναρκτήριο στάδιο της διαδικασίας, όπου διευκρινίζεται στον εργαζόμενο ο σκοπός και το περιεχόμενο της συνέντευξης. Με τον τρόπο αυτό καθίσταται εφικτή η ψυχολογική του προετοιμασία και γενικότερα επιτυγχάνεται η συναίνεση των συμμετεχόντων ως προς τη σημασία των όσων θα συζητηθούν στην πορεία.
- Έκφραση απόψεων εργαζόμενου
Στο στάδιο αυτό ο εργαζόμενος καλείται να περιγράψει τις εμπειρίες του όσον αφορά την εργασία του παρέχοντας παραδείγματα των προβλημάτων και των δυσκολιών που αντιμετώπισε, καθώς και άλλων περιστατικών που επηρέασαν σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό την απόδοση του.
- Ανταπόκριση συνεντευκτή
Στο στάδιο αυτό ο συνεντευκτής καλείται να επισημάνει τα σημεία στα οποία διαφωνεί ή συμφωνεί με τις απόψεις του εργαζόμενου παρέχοντας αντίστοιχα παραδείγματα και δεδομένα από το περιβάλλον της επιχείρησης.
- Συζήτηση
Η ανταπόκριση του συνεντευκτή στις θέσεις του εργαζόμενου ακολουθείται από την διερεύνηση των ζητημάτων στα οποία εντοπίζεται περιθώριο επίτευξης συναινετικών συμφωνιών ή επίλυσης διαφορών.
- Επίτευξη συμφωνίας
Στο στάδιο αυτό ολοκληρώνεται η συζήτηση με την από κοινού υιοθέτηση στόχων απόδοσης και πρακτικών επίτευξης τους στο άμεσο μέλλον.
- Ολοκλήρωση διαδικασίας
Μια καλά οργανωμένη και καλά σχεδιασμένη συνέντευξη αξιολόγησης ολοκληρώνεται με την ανακεφαλαίωση των όσων συζητήθηκαν και συμφωνήθηκαν επιτρέποντας παράλληλα την καλλιέργεια ενός κλίματος ευφορίας και μιας αίσθησης συνεργασίας των συμμετεχόντων μερών.
Με την ολοκλήρωση των συνεντεύξεων τα στελέχη που επωμίζονται το βάρος της υλοποίησης του συστήματος αξιολόγησης καλούνται να προσδιορίσουν τους τομείς στους οποίους απαιτείται η άσκηση δραστηριοτήτων εκπαίδευσης και κατάρτισης.
Αξίζει ωστόσο να σημειωθεί ότι αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία και καταφέρνει να αποδώσει στο σύστημα αξιολόγησης βαρύνουσα σημασία και αξιοπιστία είναι η εφαρμογή των όσων συμφωνήθηκαν κατά την ολοκλήρωση της συνέντευξης αξιολόγησης. Αν αντίθετα οι συγκεκριμένες δεσμεύσεις και στόχοι της συμφωνίας μείνουν κενό γράμμα και δεν προχωρήσει η εφαρμογή τους τότε αυτοκαταργείται στην πράξη η σημασία και το νόημα του όλου συστήματος διαχείρισης/ αξιολόγησης της απόδοσης που εφαρμόζεται στην επιχείρηση.